SAA:Guia de Planejamento de Aquisição de Bens e Serviços - CGFISC/COART

Guia de Planejamento de Aquisição de Bens e Serviços-CGFISC/COART

Data de Criação: 11/06/2024

Bem-vindo à Wikia de Planejamento de Aquisição de Bens e Serviços!

Este espaço foi criado para fornecer informações detalhadas e estruturadas sobre o processo de planejamento de aquisições no setor público, especialmente no contexto do Ministério da Saúde. Aqui, você encontrará orientações sobre os principais órgãos e coordenações envolvidas, como a CGFISC e a COART, além de um passo a passo completo para o planejamento de aquisições. Também disponibilizamos um cronograma detalhado com prazos, um mapa mental para visualização rápida das etapas, FAQs para esclarecer dúvidas comuns, e tutoriais específicos sobre ferramentas essenciais como o Comprasnet.

Nosso objetivo é oferecer um guia prático e acessível para todos os servidores, colaboradores e gestores envolvidos no processo de aquisição de bens e serviços, garantindo que todos os procedimentos sejam conduzidos de maneira eficiente, transparente e conforme a legislação vigente. O Manual de Procedimentos do Processo: Solicitar Aquisição de Material de Consumo, Bem Permanente ou Serviço - Ministério da Saúde deve ser usado como principal guia.

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CGFISC

A Coordenação-Geral de Qualificação da Demanda e Fiscalização de Contratos Administrativos (CGFISC) é responsável por planejar e coordenar as contratações de serviços no Ministério da Saúde. A CGFISC avalia e otimiza os fluxos de trabalho, assegurando que as contratações atendam aos objetivos estratégicos do ministério, respeitando os prazos e a legislação vigente.

COART

A Coordenação de Apoio Técnico à Elaboração dos Artefatos de Contratação (COART), dentro da CGFISC, é responsável pelo planejamento e coordenação das contratações de serviços. COART define e supervisiona processos de aquisição de serviços essenciais, como locação de veículos e apoio administrativo, garantindo eficiência e transparência em todas as etapas, desde a identificação das necessidades até a seleção e contratação de fornecedores. Para as unidades externas à SAA, a COART oferece apenas o serviço de apoio administrativo, não devendo compor a equipe de apoio.

Passo a Passo para Planejamento de Aquisição de Bens e Serviços

1. Ofício e Despacho solicitando apoio técnico

  * Necessário quando a unidade for externa à SAA.

2. Pesquisar contratos vigentes

  * Verificar contratos atuais por meio de consulta à CGLIC/DICONT.

3. Rascunho do DFD - Documento de Formalização da Demanda

  * Verificar se a aquisição está prevista no PCA.
  * Previsto no PCA: Despacho para aprovação do DFD pelo Secretário para SAA.
  * Excepcional: Despacho de aprovação do valor e pedido de inclusão no PCA/PGC (Plano Anual de Contratações); Pedido de inclusão para DIPLAN (Excepcional).

4. Definir a Equipe de Planejamento

  * Enviar despacho à SAA para definir a equipe de planejamento.
  * Verificar a necessidade de equipe de apoio (COART).

5. Elaborar Pesquisa de Preço

  * Coletar dados de preços no mercado para basear a contratação.

6. Elaboração do ETP - Estudo Técnico Preliminar

  * Definir necessidade, quantitativo e formas de seleção:
    * Adesão a Ata
    * Inexigibilidade ou dispensa de licitação
    * Licitação (Concorrência, Leilão, Diálogo Competitivo, Pregão eletrônico)

7. Elaborar Mapa de Riscos

  * Identificar e mitigar riscos associados à contratação.

8. Elaborar Nota Crítica de Preços

  * Analisar criticamente os preços coletados na pesquisa.

9. Solicitar a Declaração de Disponibilidade de Orçamento

  * Consulta ao DORC.

10. Elaborar o TR - Termo de Referência

   * Definir os requisitos e especificações da contratação.

11. Elaborar Nota de encaminhamento para CGLIC

   * Incluir justificativas e explicação do planejamento.

Cronograma com Prazos

• Elaboração do DFD: 2 semanas
• Aprovação do Valor para Inclusão no PCA/PGC (Excepcional): 1 semana
• Envio à SAA para Inclusão no PCA/PGC (Excepcional): 1 semana
• Designação e Devolução da Equipe de Planejamento: 1 semana
• Inclusão da Demanda no PCA/PGC: 1 semana
• Consulta ao Dicont IRP: 2 semanas
• Elaboração do ETP: 3 semanas
• Elaboração do TR: 2 semanas
• Elaboração do Mapa de Risco: 1 semana
• Elaboração da Pesquisa de Preços: 2 semanas
• Elaboração do Mapa de Preços: 1 semana
• Elaboração da Nota Crítica de Preços: 1 semana
• Análise da Ins. Processual CGLIC: 2 semanas
• Envio à CONJUR AGU/MS: 1 semana
• Parecer Jurídico: 2 semanas
• Alteração dos Artefatos: 1 semana

Mapa Mental

Planejamento de Licitação

• Ofício e Despacho solicitando apoio técnico
• Pesquisar contratos vigentes
• Rascunho do DFD

 * Previsto no PCA: Despacho de aprovação
 * Excepcional: Pedido de inclusão no PCA/PGC

• Definir a Equipe de Planejamento
• Elaborar Pesquisa de Preço
• Elaboração do ETP

 * Adesão a Ata
 * Inexigibilidade ou dispensa de licitação
 * Licitação

• Elaborar Mapa de Riscos
• Elaborar Nota Crítica de Preços
• Solicitar Declaração de Disponibilidade de Orçamento
• Elaborar o TR
• Elaborar Nota de encaminhamento para CGLIC

FAQ

O que é o Documento de Formalização de Demanda (DFD)?

O DFD é um documento que formaliza a necessidade de aquisição de bens, serviços ou obras, detalhando a demanda e justificando a sua necessidade. Ele é essencial para iniciar o processo de contratação, garantindo que todos os requisitos e justificativas estejam claramente definidos, o que facilita a aprovação e o planejamento subsequente.

Qual a importância do Mapa de Risco em licitações?

O Mapa de Risco identifica, avalia e documenta os riscos associados a um processo de licitação, ajudando na prevenção e mitigação de problemas. Através dessa análise, é possível antecipar desafios e planejar ações corretivas, garantindo que o processo licitatório ocorra de maneira segura, eficiente e conforme as normas vigentes.

O que é um Termo de Referência (TR)?

O TR define de forma detalhada os requisitos, especificações técnicas, condições e critérios de aceitação para a contratação de bens, serviços ou obras. É um documento crucial para orientar os fornecedores sobre as expectativas da administração pública, assegurando que as propostas atendam aos requisitos técnicos e operacionais necessários.

Quais são os principais componentes de um Estudo Técnico Preliminar (ETP)?

Os principais componentes de um Estudo Técnico Preliminar (ETP) incluem:

• Definição do problema ou necessidade: Descrição clara do que precisa ser resolvido ou atendido.
• Análise de alternativas: Avaliação das diferentes opções disponíveis para solucionar o problema ou atender à necessidade.
• Justificativa da solução escolhida: Razões para a escolha da solução considerada mais adequada, incluindo vantagens e desvantagens.
• Levantamento de custos estimados: Estimativa financeira dos custos associados à solução escolhida.
• Estudo de mercado: Pesquisa sobre fornecedores, produtos e serviços disponíveis no mercado.
• Impactos esperados: Avaliação dos efeitos positivos e negativos da implementação da solução.
• Análise de riscos: Identificação e mitigação dos riscos potenciais relacionados à execução do projeto.

Quem é responsável pela elaboração do DFD?

A elaboração do DFD é geralmente responsabilidade da área requisitante, que possui o conhecimento técnico necessário para definir a demanda. A equipe de planejamento pode incluir

especialistas técnicos e administrativos, garantindo que todas as necessidades e justificativas sejam corretamente documentadas.

Quando deve ser elaborado um Mapa de Risco?

O Mapa de Risco deve ser elaborado no início do processo de licitação, após a definição do escopo e antes da publicação do edital. Isso permite que os riscos sejam identificados e mitigados desde o começo, aumentando a probabilidade de sucesso do processo licitatório.

Tutorial Comprasnet

Documento de Formalização da Demanda (DFD)

• Identificação da necessidade: Definir claramente a necessidade de aquisição.
• Coleta de informações: Reunir dados e informações relevantes sobre a necessidade.
• Justificação da necessidade: Explicar os motivos que justificam a demanda.
• Definição dos objetivos: Estabelecer os resultados esperados com a aquisição.
• Estimativa de custos: Calcular preliminarmente os custos associados à aquisição.
• Elaboração do documento: Compilar todas as informações em um documento formal.
• Revisão e aprovação: Revisar o DFD e obter a aprovação necessária dos gestores competentes.

Mapa de Risco

• Identificação dos riscos: Listar todos os riscos potenciais associados ao processo licitatório.
• Análise dos riscos: Avaliar a probabilidade de ocorrência e o impacto de cada risco identificado.
• Classificação dos riscos: Classificar os riscos de acordo com sua criticidade (alta, média, baixa).
• Definição de ações mitigadoras: Planejar medidas para prevenir ou reduzir os impactos dos riscos.
• Monitoramento e revisão: Acompanhar a implementação das ações mitigadoras e revisar o Mapa de Risco periodicamente.

Estudo Técnico Preliminar (ETP)

• Identificação da necessidade: Definir claramente o problema ou a necessidade de aquisição.
• Levantamento de informações: Coletar dados sobre possíveis soluções, fornecedores e custos.
• Análise de alternativas: Avaliar as diferentes opções disponíveis e suas implicações.
• Justificativa da escolha: Apresentar os motivos que levaram à escolha da solução proposta.
• Estimativa de custos: Calcular os custos estimados da aquisição.
• Estudo de mercado: Realizar pesquisa de mercado para identificar fornecedores e condições de fornecimento.
• Análise de riscos: Identificar riscos e propor medidas mitigadoras.
• Elaboração do documento: Compilar todas as informações em um documento formal.
• Revisão e aprovação: Revisar o ETP com a participação de todos os envolvidos e obter a aprovação necessária.

Termo de Referência (TR)

• Descrição da necessidade: Explicação detalhada do bem, serviço ou obra necessária.
• Justificativa: Motivos que fundamentam a necessidade da contratação.
• Objetivos: Resultados esperados com a aquisição.
• Benefícios esperados: Vantagens e melhorias que a contratação proporcionará.
• Estimativa de custos: Cálculo preliminar do valor da aquisição.
• Prazo: Tempo estimado para a necessidade ser atendida.
• Impactos: Consequências de não realizar a aquisição ou contratação.
• Especificações técnicas preliminares: Características básicas dos bens ou serviços necessários.
• Elaboração do documento: Compilar todas as informações em um documento formal.
• Revisão e aprovação: Revisar o TR com a participação de todos os envolvidos e obter a aprovação necessária.

Modelos

Modelos de Documentos para Planejamento de Aquisição:

• Modelos da Advocacia Geral da União

 * Observar a NOTA JURÍDICA n. 00310/2023/CONJUR-MS/CGU/AGU - consta da Nota os seguintes modelos: SUGESTÃO DE MODELO DE ‘DESPACHO SANEADOR’ (DISPENSA DE LICITAÇÃO) e SUGESTÃO DE MODELO DE ‘DESPACHO SANEADOR’ (INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO); SUGESTÃO DE MODELO DE ‘DESPACHO SANEADOR’ (PREGÃO ELETRÔNICO – Lei 14.133).

• Modelos simplificados no SEI

 * 0038062708, 0038062723, 0038062740 e 0038062763: MODELO SIMPLIFICADO DE NOTA TÉCNICA DE ANÁLISE CRÍTICA DE PESQUISA DE PREÇOS; MODELO DE ‘DESPACHO SANEADOR’ (PREGÃO ELETRÔNICO – LEI 14.133); MODELO DE DESPACHO SANEADOR (INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO); MODELO DE DESPACHO SANEADOR (DISPENSA DE LICITAÇÃO).

Links

Links Úteis para o Planejamento de Aquisição:

• Portal Comprasnet
• Manuais e Guias de Compras Públicas
• Câmara de Conciliação e Arbitragem da Administração Federal - Modelos de Contratos
• Legislação de Licitações e Contratos Administrativos - Lei nº 14.133/2021
• Ministério da Saúde - Portal Institucional
• Tribunal de Contas da União - TCU
• Controladoria-Geral da União - CGU

Documentos

• Caderno de Logística - Pesquisa de Preços 2024 do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos
• Guia de Contratações Sustentáveis 6ª edição, revista, atualizada e ampliada 2023, da AGU
• Caderno de Logística MGI
• Instrumento de Padronização dos Procedimentos de Contratação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos
• Plano Diretor de Logística Sustentável - Ministério da Saúde
• Plano Nacional de Saúde 2024-2027
• Manual de Procedimentos do Processo: Solicitar Aquisição de Material de Consumo, Bem Permanente ou Serviço - Ministério da Saúde

Arquivos

[1]Caderno de Pesuisa de PReços

[2]Caderno de Logistica (Decreto nº 11430)

[3]Guia de Contratações Sustentaveis AGU

Autores: Leticia Bias de Andrade e Marcelo de Mello Benzi ```